Talosivut ovat taloyhtiön sähköinen palvelukanava, jonka kautta asukkaat, osakkaat ja hallituksen jäsenet voivat löytää taloyhtiön ajankohtaiset tiedotteet, asiakirjat ja muut tärkeät tiedot yhdestä paikasta.

Taloyhtiön arjessa syntyy jatkuvasti tietoa, joka pitäisi saada oikeille henkilöille oikeaan aikaan. Remontit, huoltotyöt, yhtiökokoukset, asumisen ohjeet ja erilaiset tiedotteet koskettavat asukkaita ja osakkaita eri tavoin. Kun tietoa jaetaan useiden eri kanavien kautta, tärkeän asian löytäminen jälkikäteen voi olla hankalaa. Talosivut kokoavat taloyhtiön keskeiset tiedot yhteen sähköiseen palvelukanavaan.

Isännöintijokerien Taloyhtiösivuille tallennetaan tiedotteita ja muita asiakirjoja, joita rekisteröityneet käyttäjät voivat tarkastella henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Palvelussa voidaan nähdä myös huoneistoon ja taloyhtiöön liittyviä tietoja. Hallituksen jäsenille talouden seuranta helpottuu, kun kirjanpidon tapahtumat ja tositteet ovat nähtävissä sähköisesti.

Mitä talosivut tarkoittavat?

Talosivut tarkoittavat käytännössä taloyhtiön omaa sähköistä tietopistettä tai asiointikanavaa. Sen tarkoituksena on helpottaa tiedonkulkua isännöinnin, hallituksen, osakkaiden ja asukkaiden välillä.

Perinteisesti taloyhtiön viestintä on voinut perustua rappukäytävien ilmoitustauluihin, kirjeisiin ja sähköposteihin. Näillä viestintätavoilla on edelleen paikkansa, mutta niiden rinnalla talosivut muodostavat pysyvämmän paikan tärkeälle tiedolle. Asukas voi palata aikaisempaan tiedotteeseen myöhemmin eikä hänen tarvitse etsiä sitä vanhoista sähköposteista.

Myös Isännöintiliitto kuvaa taloyhtiön kotisivuja tai sähköistä palvelukanavaa tiedon kotipesäksi. Muita viestintäkanavia voidaan käyttää ohjaamaan asukkaat ja osakkaat tämän tiedon äärelle.

Talosivut helpottavat taloyhtiön viestintää

Toimiva viestintä on tärkeä osa hyvin johdettua taloyhtiötä. Asukkaiden pitää tietää esimerkiksi suunnitelluista huoltotöistä, käyttökatkoista, korjauksista ja asumiseen vaikuttavista muutoksista. Osakkaat tarvitsevat lisäksi tietoa taloyhtiön päätöksenteosta, taloudesta ja tulevista hankkeista.

Talosivut helpottavat tätä kokonaisuutta, koska tietoa voidaan keskittää yhteen paikkaan. Samalla vähenee riski siitä, että olennainen tieto jää yksittäiseen sähköpostiin tai paperiseen tiedotteeseen.

Hyvä tiedonkulku tukee myös taloyhtiön avoimuutta. Isännöintiliiton viestintäsuosituksen mukaan riittävä viestintä mahdollistaa osakkaiden osallistumisen päätöksentekoon ja voi parantaa asumisviihtyvyyttä.

Mitä tietoja talosivuilta voi löytyä?

Talosivujen sisältö riippuu käytössä olevasta palvelusta ja taloyhtiön tarpeista. Sivujen hyöty kasvaa silloin, kun niistä muodostuu paikka, josta käyttäjä tietää löytävänsä tarvitsemansa tiedon.

Isännöintijokerien Taloyhtiösivuilla tiedotteet ja asiakirjat ovat asiakkaiden luettavissa ajankohdasta riippumatta. Sivuilta löytyy huoneiston tietojen lisäksi taloyhtiöön liittyviä asiakirjoja sekä linkkejä asumiseen liittyviin sähköisiin oppaisiin. Hallituksen jäsenille myös kirjanpidon tapahtumat tositteineen ovat nähtävissä palvelussa.

Käytännössä sähköinen palvelukanava voi helpottaa esimerkiksi yhtiökokoukseen valmistautumista, remontteihin liittyvän tiedon seuraamista ja aikaisempien tiedotteiden löytämistä.

Talosivut tukevat avointa isännöintiä

Taloyhtiön hallinnossa käsitellään huomattava määrä tietoa. Hallituksen tehtävänä on tehdä päätöksiä ja seurata taloyhtiön toimintaa. Isännöinti puolestaan huolehtii päivittäisestä hallinnosta ja päätösten käytännön toteuttamisesta.

Kun tietoa voidaan tarkastella sähköisesti, hallituksen työskentely helpottuu. Tarvittavat tiedot eivät ole pelkästään yksittäisten sähköpostien tai paperisten asiakirjojen varassa.

Avoimuus auttaa myös rakentamaan luottamusta taloyhtiön eri osapuolten välille. Kun tieto on helposti löydettävissä, epäselvien asioiden selvittämiseen kuluu vähemmän aikaa.

Taloyhtiön hallinnon kokonaisuudesta voit lukea lisää Isännöintijokerien oppaasta: isännöinti – taloyhtiön hallinnon, vastuiden ja kiinteistön arvon kokonaisopas.

Hyvät talosivut vähentävät tiedon etsimistä

Sähköisestä palvelusta saadaan eniten hyötyä silloin, kun sitä käytetään aktiivisesti. Jos ajankohtaiset tiedot päivitetään johdonmukaisesti samaan paikkaan, käyttäjät oppivat vähitellen etsimään vastauksia sieltä.

Tällä voi olla vaikutusta myös isännöinnin työmäärään. Kun yleisimpiin kysymyksiin liittyvät tiedot löytyvät helposti, samoihin asioihin liittyvien yhteydenottojen määrä voi vähentyä. Isännöintiliitto on nostanut esiin, että toimivat verkkopalvelut voivat vähentää tiedusteluja ja helpottaa tiedon siirtymistä esimerkiksi isännöitsijän vaihtuessa.

Talosivut eivät kuitenkaan kokonaan korvaa muita viestintäkanavia. Kiireellisissä tilanteissa voidaan tarvita esimerkiksi sähköpostia, tekstiviestiä tai muuta nopeasti tavoittavaa viestintää. Talosivujen vahvuus on siinä, että varsinainen tieto voidaan säilyttää yhdessä paikassa myös myöhempää käyttöä varten.

Talosivut ovat hyödylliset myös remonttien aikana

Taloyhtiön suuret korjaushankkeet voivat kestää kuukausia tai jopa vuosia. Hankkeen aikana asukkaille ja osakkaille kertyy paljon seurattavaa tietoa aikatauluista, työvaiheista, huoneistokäynneistä ja mahdollisista käyttökatkoista.

Tällaisessa tilanteessa talosivut voivat toimia hankkeen keskitettynä tietokanavana. Isännöintiliitto pitää taloyhtiön kotisivuja tai sähköistä palvelukanavaa erityisen hyödyllisenä suurten remonttien viestinnässä.

Kun viimeisimmät tiedot löytyvät samasta paikasta, remontin etenemisen seuraaminen helpottuu. Samalla vanhoihin tiedotteisiin voidaan tarvittaessa palata.

Sähköinen viestintä osana nykyaikaista isännöintiä

Talosivut ovat enemmän kuin sähköinen ilmoitustaulu. Hyvin käytettynä ne tukevat taloyhtiön hallintoa, viestintää ja tiedon saatavuutta. Asukas löytää tarvitsemansa tiedon helpommin, osakas pystyy seuraamaan taloyhtiön asioita ja hallitus saa paremman näkyvyyden yhtiön toimintaan.

Isännöintijokerien Taloyhtiösivujen tavoitteena on pitää tärkeät tiedotteet, asiakirjat ja taloyhtiön tiedot asiakkaiden saatavilla sähköisesti. Kun tieto löytyy yhdestä paikasta myös jälkikäteen, taloyhtiön asioiden seuraaminen muuttuu selkeämmäksi.

UKK – usein kysyttyä talosivuista

Mitä talosivut ovat?
Talosivut ovat taloyhtiön sähköinen palvelukanava, josta käyttäjä voi löytää taloyhtiöön liittyviä tietoja, tiedotteita ja asiakirjoja.

Kuka voi käyttää talosivuja?
Käyttöoikeudet riippuvat palvelusta. Isännöintijokerien Taloyhtiösivuille rekisteröityneet käyttäjät kirjautuvat henkilökohtaisilla tunnuksilla.

Mitä hyötyä talosivuista on asukkaalle?
Asukas voi tarkistaa taloyhtiön ajankohtaisia tiedotteita ja muita asumiseen liittyviä tietoja sähköisesti silloin, kun se hänelle sopii.

Miten talosivut hyödyttävät hallitusta?
Talosivut helpottavat tiedon saatavuutta ja taloyhtiön toiminnan seurantaa. Isännöintijokerien palvelussa hallituksen jäsenet voivat nähdä myös kirjanpidon tapahtumia tositteineen.

Korvaavatko talosivut kaiken muun viestinnän?
Eivät välttämättä. Taloyhtiön viestinnässä voidaan käyttää rinnakkain esimerkiksi sähköpostia, tekstiviestejä ja paperisia tiedotteita. Talosivut toimivat keskitettynä paikkana tiedolle.

Talosivut kokoavat taloyhtiön tärkeät tiedot sähköiseen palvelukanavaan, josta asukkaat, osakkaat ja hallituksen jäsenet voivat löytää ajankohtaisia tiedotteita ja asiakirjoja. Ne helpottavat tiedonkulkua, lisäävät toiminnan avoimuutta ja vähentävät hajallaan olevan tiedon etsimistä. Isännöintijokerien Taloyhtiösivuilla käyttäjät pääsevät henkilökohtaisilla tunnuksilla tarkastelemaan taloyhtiöön ja huoneistoon liittyviä tietoja. Hallituksen jäsenille myös kirjanpidon tapahtumat tositteineen ovat nähtävissä sähköisesti.